home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / indus / fms10 / fms.doc < prev    next >
Text File  |  1991-07-16  |  46KB  |  898 lines
  1.  
  2.  
  3.                     FMS is a trademark of MICROMATE
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                F r e i g h t   M a n a g e m e n t  S y s t e m
  24.                              Version 1.00
  25.                              MICROMATE 1991
  26.                            All Rights Reserved
  27.  
  28.  
  29.                         Written by G. Roger Clark
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                                 MICROMATE
  46.                             6691 Berwick Drive
  47.                         Franklin, Ohio  45005  U.S.A.
  48.  
  49.                      Telephone: (513) 424-8081 / 424-6483
  50.                     
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  57.  
  58.           A Walk Through The Freight Management System Sampler Program
  59.                       (Copyright (c) 1991, G. Roger Clark)
  60.  
  61.  
  62.  ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  63.  
  64.                           Requirements
  65.                           ────────────
  66.  
  67.              DOS 3.1 or higher or 100% compatible environment
  68.              2 meg or greater of hard disk space
  69.              305 Kilobytes of free memory
  70.  
  71.                             OVERVIEW
  72.                             ────────
  73.  
  74.       FMS is the entry level program of a family of traffic and
  75.       transportation software.  Though not as comprehensive as ShipMate
  76.       II or ShipMate III, this product will serve the needs of small
  77.       companies quite well.  FMS is available in network and stand-alone
  78.       versions, but its intended use does not include the larger and
  79.       more departmentalized companies.  In practical terms, three
  80.       distinct information management systems and several "utility"
  81.       programs, allow MicroMate customers in the transportation industry
  82.       to choose, cafeteria style, those products that best suite their
  83.       present and growing needs.
  84.  
  85.       You will probably be using the "Sampler" in a stand-alone
  86.       situation, but in actual use there may be several users at once.
  87.       In a local area network (or multi-user) situation, companies
  88.       recover their investment in our products very quickly with
  89.       tremendous productivity gains and reduction of errors.  Someone
  90.       could be setting up new accounts at the same time another is
  91.       dispatching loads, while yet another is sending out freight bills,
  92.       and concurrently, someone else is doing collections.  A serious
  93.       productivity gain is found in the fact FMS does NOT require
  94.       constant report printing and review of reports.  Much of this type
  95.       of information is displayed to the user on-screen in tables and
  96.       forms. This is a BIG time saver.
  97.  
  98.       REMEMBER, FMS is designed to help you OPERATE your company, not
  99.       just account for it.  You use FMS as you work, not as an adjunct
  100.       to the heavy work load you already have.  Far more valuable than
  101.       the "modified accounting programs" being offered to trucking
  102.       firms, FMS is a way to get on top of things and save money in the
  103.       process.
  104.  
  105.       MENTION is made in this document of ShipMate and other products.
  106.       Our purpose here is to help "sampler" users distinguish all the
  107.       products better and make a more appropriate decision for their
  108.       company's needs. Samplers for ShipMate products are also available
  109.       for interested parties.
  110.  ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  111.  
  112.  
  113.       TO START FMS, log on to the drive and directory where you
  114.       installed it (example: C:\>FMS) and type, FMS.
  115.  
  116.  ────────────────────────────────────────────────────────────────
  117.  
  118.       I. MAIN MENU.  The F1 key provides general program help at the
  119.          main menu, but don't forget to use F1 throughout the program
  120.          for help on almost every screen and field.  Most main menu
  121.          selections are familiar terms and welcome your exploration.  It
  122.          is recommended that you get acquainted with BASE FILES first,
  123.          even adding some of your own customers, drivers, rates, etc.,
  124.          before you move on to any "transaction" records such as order
  125.          entry.
  126.  
  127.      II. BASE FILES.  (Note: Don't forget that the INS key will allow
  128.          you to add a new record to most (but not all) of the tables
  129.          throughout the program).
  130.  
  131.          Base files provide the expected base records for lookup
  132.          functions in the transaction modules (such as order entry,
  133.          dispatch). Since you cannot lookup data that does not exist,
  134.          base files should be constantly kept up to date with new
  135.          drivers, customers, rates, etc.  In networked FMS (or
  136.          ShipMate), your dispatchers, sales people, etc. may handle
  137.          transaction entries as they work. Accordingly, a data entry
  138.          person is freed up to do nothing but base file updates!  This
  139.          is a recommended approach.
  140.  
  141.          Everything in BASE FILES is real straight-forward and doesn't
  142.          require a lot of study, but do review the following:
  143.  
  144.          1) Labels and Descriptions:  These are used by the transaction
  145.             modules (freight bill and other forms) to reduce keystrokes
  146.             when doing transaction entries.  For example, a record of a
  147.             special freight description can be entered into LABELS AND
  148.             DESC once, and then merely "picked" off a table with a
  149.             couple of keystrokes when doing ALL future records using
  150.             this same description.  Several records come with your
  151.             program and may meet your needs without any data entry on
  152.             your part.
  153.  
  154.          2) Customers and Accounts:  This is your shippers, consignees,
  155.             and bill-to accounts file.  If you have customers with a
  156.             bill-to address that is different than the pickup or regular
  157.             mail address, you merely create a separate record for the
  158.             bill-to, using the same company name, but the correct
  159.             bill-to address. Bill-to records can be abbreviated to only
  160.             provide information needed in your billing and collection
  161.             procedures.
  162.  
  163.  ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  164.  
  165.  
  166.          Agent Code is only required if a sales agent (or terminal) is
  167.          to get sales credit for orders received from this account.
  168.          There is a name search, lookup and validation table behind the
  169.          agent code field.  Just type 1 digit in the code field and
  170.          press ENTER.  Now at the table, locate the agent by name (2-3
  171.          digits in the locator field).  With the bar cursor on the
  172.          record, press ENTER again and you will return to the ACCOUNTS
  173.          FORM with the agent code in the code field!  Neat and easy, and
  174.          this doesn't require that everyone have a list of agents,
  175.          drivers, etc. laying on their desk.  The table finds it for
  176.          you.  TRLR REQD is the type of trailer generally required for
  177.          this account.  There is a lookup table behind the field and it
  178.          works as described above.
  179.  
  180.          NOTE: MOST LOOKUP TABLES, IN MOST PROCEDURES, ARE "POPPED UP"
  181.          BY TYPING 1 OR MORE DIGITS IN THE FORM FIELD AND THEN PRESS
  182.          ENTER. With practice, you will learn to type in the first 2-3
  183.          characters of what you are looking for, allowing the table to
  184.          already be sorted when it appears.
  185.  
  186.          The zipcode fields in all files are in 2 parts.  Type in the
  187.          first 5 and press enter to select the second part of the
  188.          zipcode field.  ShipMate III has a 49,000 record CITY, STATE,
  189.          ZIP table included so that you do not have to enter city,
  190.          states, and zips, into your forms.  Just "pick" them off of the
  191.          lookup table!!  FMS and ShipMate II may be upgraded with a
  192.          "shareware" program called ZIPKEY.  Zipkey is not quite the
  193.          equivalent of the Ship III zipcode file, but the author of
  194.          ZIPKEY only requires a $30.00 registration fee and the program
  195.          will save you lots of time!
  196.